Gestion des invités/visiteurs

Une base de données des invités/visiteurs permet d'effectuer le suivi des non-membres (visiteurs et invités des membres), tant au niveau des temps de départs qu'au nombre de joutes permises au club. Il est alors possible de générer des statistiques sur le nombre de visites pour chacun des non-membres. La majorité des visiteurs / invités sont inscrits dans la base de données via la gestion des départs et aussi via les réservations Internet.

Cette fonction permet de faire du ménage dans la base de données des visiteurs / invités et également d'envoyer des courriels aux visiteurs / invités selon certains critères.

Voici un exemple de l'écran principal de gestion des invités/visiteurs




Positionner à :  Permet d'effectuer une recherche dans la base de données en tapant les premières lettres du nom de famille recherché. Automatiquement, le curseur se positionnera sur le nom correspondant aux lettres entrées. Si le nom n'apparaît pas, on doit créer le profil de l'invité (car il en est à sa première visite).
   
 Sauvegarder un signet pour l'invité/visiteur courant.

  Aller à l'invité/visiteur avec un signet.

  Permet d'effectuer une recherche dans la base de données selon des critères spécifiques. Lorsque cette fonction est sélectionnée, l'écran suivant apparaît afin de permettre d'effectuer la recherche : 


   

Selon le type de recherche à effectuer, on doit indiquer les informations suivantes avant de lancer la recherche : 

Valeur :   L'information que l'on recherche, soit un nom ou une entrée dans un champ spécifique.

Type de recherche :  Les critères de recherche spécifiques tel que la casse (lettres majuscules/minuscules), si la recherche doit correspondre exactement, si on accepte une correspondance partielle au début du mot ou si aucune importance n'est accordée à où la correspondance partielle se trouve.

Champs :   Indiquer dans quel champ doit s'effectuer la recherche. En cliquant sur la flèche, on obtient le choix des champs disponibles. Il suffit de sélectionner le champ souhaité à l'aide du curseur. Les différents champs disponibles sont, notamment : Commentaires, Date Création, Date Modif, Dernier Départ, KeyInvite, KeyMembreResponsable, Nom, Prénom, Responsable, Restriction Greenfee, Restriction Invité, Téléphone, Usager Création, Usager Modif. 

En voici un exemple : 


Premier :  Effectue la recherche et indique le premier profil correspondant dans la base de données selon les critères sélectionnés. Le curseur se positionne directement à l'entrée et les informations sont en surbrillance. 

Prochain :  Il est possible de relancer la recherche pour trouver le prochain résultat correspondant à nos critères de recherche. Lorsqu'aucune information ne correspond à nos critères, le message « aucun » apparaît à l'écran.

Annuler :  Ferme la fenêtre de recherche.


Détruire :  Permet de détruire un profil sélectionné. Une confirmation est automatiquement demandée par le système afin d'éviter les erreurs. Le message "Détruire l'enregistrement courant?" apparaîtra à l'écran et on doit cliquer sur "OK" si l'on désire vraiment détruire le profil ou sur "Annuler" si on veut annuler l'opération et conserver le profil. 

Rechercher par : Permet de rechercher l'invité/visiteur par nom ou par numéro de téléphone.

Filtre :  Permet de cocher certaines caractéristiques (avec courriel, exclure sans promotions, date de la dernière partie, date du dernier envoi courriel) afin de filtrer la recherche. Cliquez sur le bouton Rafraîchir filtre afin d'appliquer les nouveaux filtres sélectionnés.

Générer fichier d'envoi de courriels : Permet d'envoyer des courriels aux visiteurs selon certains critères.

Voici la procédure pour envoyer des courriels à des visiteurs :

• À l'écran principal, sous la rubrique filtre, sélectionnez avec courriel. S'il s'agit d'un courriel promotionnel, sélectionnez également exclure sans promotions. Cliquez sur le bouton Rafraîchir filtre.
• Cliquez sur le bouton Générer fichier d'envoi de courriels. Une nouvelle fenêtre apparaîtra.
• Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Envoyer courriels.
• Remplissez les champs de sujet, corps et, s'il y a lieu, ajoutez les fichiers attachés.
• Cliquez sur Envoyer courriels. L'historique d'envoi affichera les détails de l'envoi.
  
  Notez que le délai entre courriels (délai en secondes entre chaque envoi) et le nombre de destinataires par envoi est déterminé dans la section "Envoi courriels" dans les Options, sous Gestion des membres.
  
  Les rubriques de la grille sont les suivantes :
  
  Nom de l'invité : Indique le nom de famille suivi du prénom de l'invité/visiteur
  
  Téléphone : Indique le numéro de téléphone de l'invité/visiteur
  
  Ville : Indique la ville du domicile de l'invité/visiteur
  
  Langue : Indique la langue de préférence de l'invité/visiteur
  
  Sexe : Indique le sexe de l'invité/visiteur
  
  Courriel : Indique l'adresse courriel de l'invité/visiteur
  
  Dernier départ : Indique la date du dernier départ de l'invité/visiteur
  
  Pas de promotions : Cette option peut être cochée si l'invité/visiteur ne souhaite pas recevoir de promotions par courriel. Lorsqu'un visiteur se crée une fiche dans les services publics ou sur MinuteGolf, il doit indiquer s'il désire ou non recevoir des courriels promotionnels.
  
  Dern. envoi courriel : Indique la date du dernier courriel envoyé à l'invité/visiteur
  
  Source création : Indique par quel moyen la fiche de l'invité/visiteur a été créée (M = MinuteGolf, P = Réservation publique). Si cette case n'indique rien, l'invité/visiteur a alors été créé de façon interne dans GGGolf.
  
  Code postal : Indique le code postal du domicile de l'invité/visiteur
  
  Commentaire : Permet d'indiquer un commentaire se référant à l'invité/visiteur sélectionné
  
  En positionnant le curseur sur une entrée (un invité/visiteur particulier) et en cliquant sur le bouton droit de la souris, vous aurez accès à l'historique des départs de cet invité.
  
  Les informations se reflétant à l'écran principal de la gestion des invités sont créées d'une part par le sous-écran utilisé pour la création/modification d'un invité/visiteur et d'autre part par le système lorsqu'un un invité/visiteur vient jouer au golf au club (dernier départ, nombre de départs en tant qu'invité).
  
  Voici un exemple du sous-écran pour la création/modification des invités/visiteurs :
  
  
  
  Il n'est pas obligatoire (mais recommandé) d'indiquer le numéro de téléphone de l'invité lors de la création du profil. On peut en tout temps accéder au profil et y apporter des modifications telles que des commentaires spécifiques à cet invité ou inclure des restrictions. 
  
  Les options suivantes peuvent être sélectionnées :
  
  Restriction comme invité : Lorsque sélectionné, il n'est pas possible de réserver un temps de départ pour cet invité. Plusieurs facteurs pour la restriction d'un invité sont possibles, notamment un invité qui a atteint la limite permise de visites au club ou qui a eu un comportement non acceptable lors de sa dernière visite. Il est recommandé d'inscrire la raison dans le champ Notes. Exemple : Ne s'est pas présenté 3 fois en 1 mois. La note s'affiche lors de la prise de réservation.
  
  Restriction comme greenfee : Lorsque sélectionné, il n'est pas possible pour ce joueur de réserver un temps de départ en tant que greenfee. C'est une décision du club d'exclure un individu en particulier. Si le visiteur tente de réserver en ligne, il est invité à appeler le club.
  
  Pas de promotions : Cette option peut être cochée si l'invité/visiteur ne souhaite pas recevoir de promotions par courriel.