Étiquettes, courriels et rapports génériques

L'écran "Étiquettes, courriels et rapports génériques" permet de générer une liste de membres pour ensuite imprimer des étiquettes, cartes de membres ou même des rapports de ces membres comprenant les informations voulues telles que nom, adresse, code postal, etc. Il sert également à envoyer des courriels ou de sauvegarder une liste des courriels des membres affichés au presse-papier ou en format CSV (Excel). En passant par l'option "Gestion des invités/visiteurs", il est aussi possible d'envoyer des courriels aux visiteurs. Plusieurs autres fonctions dans GGGolf permettent d'utiliser cet écran pour envoyer des courriels aux membres/visiteurs. En voici quelques exemples :

• Via la grille de départs, envoyer un courriel à tous les membres présents dans la grille de départs à l'intérieur d'une plage d'heure spécifique ou pour toute la journée pour annoncer, par exemple, un retard à cause du gel au sol ou encore un souper thématique.
• Via le module tournoi, envoyer un courriel à tous les membres inscrits dans un tournoi spécique.
• Via la gestion des membres, envoyer un courriel à tous les membres avec un fichier attaché avec leurs fiches de membres dans le but de faire faire des corrections aux adresses, téléphones, courriels et d'autres options sur leurs préférences.
  
  Plusieurs options de filtrage sont disponibles pour établir la liste de membres. Les filtres établis dans la gestion des membres peuvent également être utilisés (Avec le filtre courant et Avec le filtre courant (inclure photos)).
  
  
  
  Type d'envoi: Détermine si l'envoi sera effectué selon les préférences de chaque membre pour un envoi général, pour la facturation, ou encore pour forcer l'envoi à la maison (courriel ou par la poste).
  
  Ordre d'impression : Permet de déterminer dans quel ordre seront imprimées les étiquettes ou dans quel ordre les courriels seront acheminés. Par défaut, l'ordre est par nom de membre maître, ce qui fait en sorte que tous les membres d'une même famille se suivent. 
  
  Autres pays premier : Permet que les étiquettes des membres résidant à l'extérieur du Canada soient affichées/imprimées en premier. Ceci est pratique pour l'affranchisage des timbres.
  
  Section : Autres tris 
  
  Exclure adresses identiques (même membre maître) : Permet d'imprimer une seule étiquette pour plusieurs membres habitant à la même adresse (code postal et même numéro civique). 
  
  Méthode d'envoi du membre : Permet de filtrer la liste de membres affichée selon les préférences des membres (Préférence courriel ou préférence poste) ou encore selon s'ils ont un courriel dans leur dossier (avec courriel ou sans courriel). Les préférences de chaque membre peuvent être configurées dans la gestion des membres dans l'onglet 'info contact'. L'option "Utiliser méthode de correspondance générale dans fiche membre" permet de déterminer si on désire gérer les préférences des membres ou si plutôt on désire simplement se fier à la présence d'un courriel.
  
  Autres Filtres : Permet de filtrer la liste de membres affichée, selon différents critères. Certains critères peuvent être modifiés dans la table de valeurs 151 - Filtres spéciaux courriels/étiquettes. Voici quelques exemples :
• No certificats > 0 : Inclure seulement les membres ayant des numéros de certicats d'actions dans leur fiche.
• Âge < 60 : Inclure seulement les membres ayant moins de 60 ans. 
• Inactifs seulement : Seulement les membres inactifs (utile pour relancer des membres qui avait démissionné).
• Seulement les français ou seulement les anglais.
• Carte de membre à imprimer : (case "Carte de membre" cochée dans l'onglet Photo de la gestion des membres)
• Fête aujourd'hui : Tous les membres ayant une fête aujourd'hui.
• Fête selon dates : Tous les membres ayant leur fête dans la plage de dates entrée plus bas dans "Date".
  (SVP notez que le module SMS-Module permet d'envoyer des courriels d'anniversaires automatiquement à tous les jours avec, optionnellement, un courriel CCI.)
  
  Section : Options de filtrage
  Les options de filtrage doivent êtres réglées avant de cliquer sur le bouton "Générer liste de membres". Si on change une option de filtrage, on doit toujours regénérer la liste.
  
  Exclure inactifs : Permet de ne pas inclure les membres inactifs dans la liste de membres pour l'impression d'étiquettes et l'envoi de courriels. Par défaut, les membres inactifs sont exclus.
  
  Exclure non-golfeurs : Permet de ne pas inclure les membres non-golfeurs dans la liste de membres pour l'impression d'étiquettes. (Non-golfeur est une option dans 'Paramètres', onglet 'Types de membres' puis 'Détails types de membres'. Par défaut les non-golfeurs sont exclus.
  
  Sexe : Permet de sélectionner seulement les hommes ou seulement les femmes.
  
  Séq. fam. : Permet de sélectionner les membres ayant une certaine séquence familiale, soit seulement le membre maître, seulement le conjoint, seulement l'enfant 1, etc. Pratique lorsqu'on désire imprimer / envoyer seulement au membre maître.
  
  Service : Permet de sélectionner seulement les membres ayant un service spécifique dans leur fiche de membre (Onglet Services > Services dans la fiche des membres).
  
  Type groupe : Permet de choisir un type de groupe de membres.
  
  Groupe : Permet de d'afficher tous les membres faisant partie d'un groupe de membre. La liste de groupes affichée varie en fonction du type de groupe choisi plus haut. 
  
  Comptes non-payés : Permet d'afficher seulement les membres ayant un compte non-payé (case "Compte non-payé" cochée dans l'onglet "Facturation" de la fiche de membres).
  
  Exclure compagnie et au soin de : Permet d'exclure les informations de compagnie et au soins de lors de la génération de la liste de membres dans le but d'imprimer des étiquettes, par exemple, pour usage interne au club ou des étiquettes destinées au domicile des membres.
  
  Inclure photo : Lorsque coché, les photos sont inclues dans la génération de liste de membres. Obligatoire dans le cas d'impression de cartes de membres avec photos. Il est possible de vérifier l'existence de photos pour chaque membre en visionnant la dernière colonne de la liste de membres nommée "Photo". Le mot (BLOB) en majuscules indique l'existance d'une photo. (Blob) en miniscules indique le contraire.
  
  Inclure adresses additionnelles : Sert à générer les adresses additionnelles (Bureau, Hiver etc.) de chaque membre dans le but des imprimer. La façon alternative d'avoir une liste des adresses additionnelles et d'utiliser l'option Rapports > Exporter données en format Excel > Info. Contact dans gestion des membres.
  
  Générer liste de membres : Génère la liste de membres selon les options et filtres sélectionnés. Veuillez noter que, si l'on effectue des changements dans la section "Options de filtrage", il faudra cliquer sur ce bouton pour rafraîchir la liste de membres. 
  
  Commencer à l'étiquette : Permet de commencer l'impression des étiquettes plus loin sur la première page lorsque des étiquettes ont déjà été imprimées sur cette feuille. L'ordre d'impression est vertical, donc si on commence à la troisième étiquette, les 2 premières de la colonne de gauche vont être sautées.
  
  Filtrer par type de membre : Permet de sélectionner des types de membres particuliers tels que juniors, membres corpos, individuel 7 jours, etc.
  
  Par classe de type membre : Permet de sélectionner les membres en appliquant un filtre sur la classe de type de membre (ex. Membres golfeurs, Clubs de Golf, Membre social).
  
  Filtres sauvegardés : Permet d'utiliser vos filtres personnalisés sur les types de membres, préalablement sauvegardés.
  
  Filtre : Liste des types de membres sélectionnés.
  
  Dans la grille de la liste de membres :
  
  Sél. : Si décoché, on exclut ce membre de l'impression des étiquettes ou de l'envoi de courriels. Il est possible de déselectionner/sélectionner tous les membres en cliquant sur le bouton de droite de la souris. Par défaut, tous les membres dans la liste sont sélectionnés.
  
  Truc #1 : Pour sélectionner/déselectionner des membres dans la liste, cliquez dans la colonne "Sél", descendez et montez la liste à l'aide des flèches du clavier et appuyez sur la barre d'espacement au besoin. Alternativement, cliquez, en laissant la touche "Ctrl" enfoncé, sur les membres à sélectionner/désectionner dans n'importe quelle colonne sauf la colonne "Sél". 
  Truc #2 : Pour un tester un envoi de courriel, déselectionnez tous les membres et cochez seulement quelques membres avant de faire l'envoi du courriel. 
  
  Envoi général : Permet de voir comment le membre préfère recevoir des communications d'ordre général du club. Il est possible de changer la valeur pour cette fois, mais la mise à jour ne se fera pas dans la fiche du membre.
   
  Envoi E/C : Permet de voir comment le membre préfère recevoir ses états de compte du club. Il est possible de changer la valeur pour cette fois, mais la mise à jour ne se fera pas dans la fiche du membre.
  
              Pour copier la liste de membres affichée dans un chiffrier tel que Excel, cliquez sur le bouton de droite de la souris, chosissez l'option "Copier au presse-papier pour Excel", ouvrir un nouveau fichier dans Excel, se positionner dans la première cellule (A1) et faites copier (Ctrl-V). 
  
  
  
  Menu Rapports
  
  Le module Fast Report pour la configuration des étiquettes permet de configurer dans les moindres détails l'impression d'étiquettes pour envois postaux, cartes de membres et autres rapports (dans Rapports > Modifier la configuration du rapport courant). 
  
  Avant de faire l'impression, il faut s'assurer d'avoir généré la liste de membres voulue dans 'Rapports', puis 'Étiquettes, courriels et rapports génériques' et, s'il y a lieu, d'avoir appliqué un ou plusieurs filtres, par exemple pour afficher seulement les membres sans courriels ou seulement un type de membre, ou encore utiliser un filtre personnalisé que vous avez préalablement sauvegardé. Ensuite, il faut ouvrir le rapport approprié à l'aide des options Rapports > Ouvrir une configuration de rapport > Défaut, Local ou Global.
  
  Sur chaque poste, GGGolf se souvient du dernier rapport utilisé. Le nom du dernier rapport utilisé est affiché dans la barre de statut situé en bas à gauche: S'il s'agit déjà du bon rapport, vous avez tout simplement à cliquer sur le bouton "Imprimer", sinon vous devez l'ouvrir via l'option de menu "Rapports".
  
  
  
  Certains modèles d'étiquettes sont disponibles dans les rapports par défaut (Avery 5160, Avery 5161, Avery 5162). Pour créer une étiquette d'un autre format, il s'agit d'ouvir une configuration par défaut tel que la Avery 5160 et de la sauvegarder sur un autre nom. Par la suite, on peut  la modifier. Pour chaque ligne, on peut sélectionner quel champ de la base de données des membres on veut insérer. On peut ajouter des éléments à l'étiquette en effectuant un glisser-déposer avec l'élément voulu dans la colonne de droite. On peut aussi se servir du même principe pour simplement déplacer des éléments sur notre page. Voir cette rubrique pour plus de détails sur la modification des configurations.
  
  
  
  Imprimer : Permet d'avoir un aperçu avant l'impression et d'imprimer les lignes sélectionnées.
  
  
  
  Envoyer courriels : Permet d'afficher l'écran d'envoi de courriels pour la liste de lignes sélectionnées. Le système ne considère pas les lignes sans adresse courriel et élimine toutes les lignes en double ayant la même adresse courriel. Par exemple, si un couple utilise chacun la même adresse courriel, alors seulement un courriel sera envoyé.
  
  
  
  Confirmation de lecture : Lorsque coché, demande aux destinaires une confirmation de lecture qui sera retournée à l'adresse courriel de l'expéditeur. GGGolf recommande d'utiliser cette option seulement la première fois que vous utilisez l'envoi de courriels. 
  
  Inclure images dans le corps du courriel : Permet d'inclure des images de format GIF, JPG ou PNG directement dans le corps du courriel et non comme fichiers attachés. Il se peut que certains destinataires ne puissent ouvrir correctement le courriel. Dans la majorité des cas, ce problème est causé par de vieilles versions de logiciels ou différentes raisons de sécurité. Pour éviter ce problème, GGGolf recommande d'inclure les images en fichiers joints.
  
  
  Menu Options
  
  Copier membre maître dans ligne 1 : Sert à copier le nom du membre maître dans la première ligne de l'étiquette pour remplacer, par exemple, le nom du junior par le nom du membre maître pour l'impression des étiquettes.
  
  Envoyer en utilisant votre programme courriel : Ouvre un nouveau message de courriel avec la liste des adresses courriels inscrites dans le champ CCI. Votre courriel par défaut ne doit pas être un Web Mail. GGGolf recommande de ne pas mettre plus que 50 adresses courriels dans un courriel. 
  
  Création fichier CSV Français / Anglais : Permet la création d'un fichier CSV pour les clients français ou anglais qui contient la salutation, le prénom, le nom et l'adresse de courriel de chaque ligne qui contient un courriel. Voici un exemple du contenu du fichier :
  "Mme.","Lise","Beaudet","lbeaudet@gggolf.ca"
  "M.","Gilles","Gauthier","ggauthier@gggolf.ca"
  
  Sauvegarder le nom du fichier avec un nom significatif dans un répertoire sur votre ordinateur. Il est possible d'ouvrir ce fichier avec un chiffrier comme Excel ou encore de le télécharger dans des outils d'envoi de courriels tels que Mail Chimp.
  
  Copier tous les courriels au presse-papier : Permet de coller la liste de tous les courriels dans un chiffrier ou encore directement dans le champ CCI d'un nouveau courriel.
  
  Copier les courriels en français/anglais au presse-papier : Permet de coller la liste des courriels de membres francophones ou anglophones dans un chiffrier ou encore directement dans le champ CCI d'un nouveau courriel.
  
  Créer un nouveau document français/anglais pour publipostage : Permet de créer un nouveau fichier pour faire du publipostage.
  
  Sélectionner un document français/anglais par défaut pour publipostage : Permet de sélectionner un document pour préparer du publipostage.
  
  Publipostage français/anglais : Génère le publipostage, soit en français ou en anglais
  
  Sauvegarder liste de membres : Sauvegarde la liste de membres affichée sur l'ordinateur dans le but de faire imprimer des cartes de membres PAR au Club de Golf Saint-Hyacinthe. Option disponible pour les autres clubs dans le but de restaurer la même liste ulterieurement.
  
  Restaurer liste de membres : Permet de restaurer une liste de membres sauvegardée. Pour les clubs PAR, le club de Golf Saint-Hyacinthe utilise cette option pour préparer l'impression des cartes de membres PAR provenant d'un autre club.
  
  Envoyer cartes par courriel : Pour les clubs du regroupement PAR, permet d'envoyer à Saint-Hyacinthe un courriel qui contient la liste des membres et le format d'impression de la carte PAR.
  
  Statut d'envoi de courriels : Permet d'afficher l'historique de l'envoi des courriels via le module SMS-Courriels.