Gestion des réservations

À cet écran, les usagers du système ont accès à l'ensemble des réservations pour les tirages effectuées incluant les inscriptions aux tournois et en attente d'attribution d'un temps de départ. Ils peuvent y effectuer l'entrée d'une nouvelle réservation et effectuer une recherche parmi les réservations existantes ou créer une inscription pour un tournoi. Pour les clubs faisant partie d'un regroupement, il est possible d'afficher la liste des réservations faites par vos membres dans les autres clubs du regroupement.

Voici un exemple de l'écran de la gestion des réservations : 



Créer une nouvelle réservation: Affiche le sous-écran de création d'une réservation ainsi que la liste des dates disponibles pour effectuer une nouvelle réservation (utilisé lorsque le préposé ou un usager du système reçoit une demande de création d'une nouvelle réservation). Voir le sous-écran de création d'une réservation plus bas pour les détails. 

Modifier réservation sélectionnée : Permet d'afficher le détail d'une réservation existante sélectionnée dans la liste des réservations afin d'y apporter des modifications. 

Créer une inscription de tournoi : Permet d'afficher le sous-écran d'inscription tournoi et la liste des tournois disponibles pour inscription afin d'effectuer nouvelle inscription (Utilisé lorsque le préposé ou un usager du système reçoit une demande de création d'une inscription). Voir le sous-écran d'inscription tournoi pour les détails. 

Liste des réservations
 
Affichage : Permet d'afficher toutes les réservations soit les réservations régulières et les tournois, seulement pour les réservations, seulement pour les tournois ou seulement pour les standby. Pour les clubs qui font parti d'un regroupement, permet d'afficher la liste des réservations faites par les membres dans les autres clubs du regroupement.

Afficher par : Permet d'afficher toutes les réservations de différentes façons, soit :

Par responsable : Pour un responsable (selon le nom sélectionné à l'étape suivante)

Par membre : Pour un membre spécifique (selon le nom sélectionné à l'étape suivante).

Par date : En ordre croissant de date.

Date de réservation : Permet de sélectionner la date pour laquelle afficher les réservations.

et plus : Cocher si vous désirez voir les réservations de la date sélectionnée ainsi que de toutes les dates ultérieures.

Afficher pour membre spécifique : Permet la recherche de réservations pour un membre spécifique. Il suffit d'entrer les premières lettres du nom de famille du membre pour accéder au répertoire des membres par ordre alphabétique. Il est également possible de cliquer sur la flèche pour avoir accès au répertoire. Par la suite, à la section suivante on doit indiquer si on désire afficher en tant que membre ou responsable des réservations.

Date : Indique la date de réservation.

Heure : Indique la plage d'heure demandée 

+ : Indique la préférence identifiée lors de la réservation advenant que la plage d'heure désirée ne soit pas disponible; 
= peu importe
< désire plus tôt
> désire plus tard

PD : Indique le poids total du quatuor en tenant compte du poids attribué à chacun des joueurs du quatuor. Le poids est calculé automatiquement selon le poids accumulé pour chaque type de membre des joueurs du quatuor. 

Groupe : Indique si la réservation fait partie d'un groupe. Toutes les cartes de réservation pour un même groupe porteront les mêmes numéros de groupe. Par exemple, le GR01 pour la date du 9 mai identifie au responsable de départs que deux quatuors font partie de ce groupe et il ne doit pas séparer les réservations de ce groupe. Dans le cas d'une inscription de tournoi, le nom du tournoi sera inscrit selon le code attribué pour le tournoi dans la section tournoi (détail du tournoi).

Responsable : Le nom du joueur responsable pour la réservation. Ce n'est pas nécessairement le premier joueur du quatuor et le responsable ne fait pas nécessairement partie du quatuor. Ceci est vrai dans le cas de groupes de quatuors car le responsable ne peut pas faire partie en tant que participant de chaque quatuor dont il est responsable.

Joueurs 1 @4 : Indique les joueurs du quatuor.

Date-heure : Indique la date et l'heure de création de la réservation.

SRC : Indique la source de la réservation, soit :
W : Indique une réservation effectuée via les services Internet GGGolf. 
T :  Indique une réservation effectuée via l'écran tactile.
S : Indique une réservation effectuée par un usager du système, par exemple le préposé aux départs. 
C : Indique une réservation copiée. Pour effectuer une copie d'un groupe de réservations, on doit copier les quatuors un à la fois. Il n'y a pas de copie de groupe en une seule opération.

R : Nombre de repas réservés dans l'inscription
N : Nombre de joueurs dans la réservation
S : Nombre de joueurs pas encore assignés à un départ (tirage pas fait)
C : Nombre de carts (voiturettes) réservés

Tirage : Indique l'heure obtenue lors du tirage.

Voici un exemple du sous-écran de création d'une réservation :




Période désirée : Inscrire la plage d'heures souhaitée selon les plages offertes.

Plus tôt ou plus tard : Inscrire si on désire jouer plus tôt ou plus tard ou si peu importe advenant qu'il y ait une demande plus grande que les départs possibles pour la plage souhaitée. 

Commentaire : Permet l'inscription d'un commentaire. Par exemple, plage demandée entre 8:00 et 9:00 mais le commentaire indiquerait « pas avant 8:30 svp ». Tout commentaire inscrit à cette étape sera disponible lors du tirage des temps de départs. (La période de réservation en rouge indique qu'il y a un commentaire).

Groupe (facultatif) : Si le responsable effectue des réservations pour un groupe de joueurs (mini ligues), à ce moment il peut sélectionner le groupe pour lequel il effectue les réservations ou, si c'est un groupe non récurrent, il doit choisir l'option « générer groupe ». Le système générera automatiquement un numéro de groupe et lorsque l'entrée des joueurs du premier quatuor sera terminée et la réservation confirmée, le message suivant s'affichera afin de permettre l'inscription des joueurs pour les autres quatuors du groupe :




Le code de groupe attribué à tous les quatuors de cette réservation indiquera au système lors du tirage de placer ces réservations consécutivement dans la grille de départs. 

Nombre de voiturettes : Lorsque le club permet la réservation de voiturettes lors de création de la carte de réservation, cette option est activée et permet au responsable de la réservation d'identifier si des voiturettes sont désirées, soit 0, 1 ou 2 voiturettes par quatuor. 

Membre Responsable : Inscrire le nom du membre responsable de la réservation.

Joueurs du quatuor : Inscrire les joueurs du quatuor. Il est possible d'effectuer une recherche en inscrivant les premières lettres du nom de famille du joueur recherché afin de faciliter la sélection. Le système effectue la validation des restrictions par type de membre alors si un joueur sélectionné à une restriction limitant son accès pour la période demandée, le système affichera un message d'avertissement ou d'erreur selon s'il est permis à l'utilisateur de passer outre la restriction.



Pour les usagers ayant le niveau minimum d'autorité suffisant, un message d'avertissement est affiché et il leur est possible d'outre passer la règle et accepter la réservation.

9 trous : Lorsque coché, indique une réservation seulement pour 9 trous.

FHnd : Facteur de handicap.

Tertre : Tertre de départs utilisé pour le calcul du handicap pour l'impression des cartes de pointages.

Le système effectue également une validation des réservations afin qu'il n'y ait pas de double réservation pour un même joueur. Si un responsable tente d'inscrire un joueur déjà enregistré dans un autre quatuor pour la même journée, le message suivant sera affiché et permettra au responsable d'annuler la réservation précédente du joueur afin de permettre l'entrée de la nouvelle réservation :




Ajouter joueur : Permet d'accéder à la liste des membres et d'y effectuer une recherche par ordre alphabétique. Une fois le joueur trouvé dans la liste, il suffit de le sélectionner en double-cliquant sur le nom désiré et le joueur sera automatiquement inscrit dans la réservation. 

Voici un exemple du sous-écran de recherche de membre :



Ajouter Visiteur : Permet d'accéder à la liste des visiteurs et d'y effectuer une recherche par ordre alphabétique. Une fois le visiteur trouvé dans la liste, il suffit de le sélectionner en double-cliquant sur le nom désiré et le joueur sera automatiquement inscrit dans la réservation. Veuillez noter que dans la majorité des clubs, les visiteurs n'ont pas le privilège de participer aux tirages. Naturellement, le système fait la validation des restrictions invités selon la date et l'heure demandée.

Ajouter Invité : Permet d'accéder à la liste des invités et d'y effectuer une recherche par ordre alphabétique. Une fois l'invité trouvé dans la liste, il suffit de le sélectionner en double-cliquant sur le nom désiré et le joueur sera automatiquement inscrit dans la réservation. Naturellement, le système fait la validation des restrictions invités selon la date et l'heure demandée.


Voici un exemple du sous-écran de recherche d'un invité/greenfee :



Si l'invité en est à sa première visite et ne se retrouve pas dans la liste, à ce moment, on doit cliquer sur le bouton « Ajouter » (F7) afin d'accéder au sous-écran de création d'un nouvel invité dans la base. Il est également possible de modifier les informations relatives à un invité existant ou ajouter un commentaire en sélectionnant le bouton « Modifier » (F2). 

La base de données des invités et greenfees permet d'indiquer lorsque le joueur est au club en tant que participant à un tournoi, en tant qu'invité d'un membre ou en tant que greenfee. Cette fonction permet d'effectuer le contrôle du nombre de visites par année pour chaque invité de membre. 

La sélection « Conserver type pour prochaine réservation » permet de faire plusieurs réservations sans avoir à réinscrire le même type d'invité/greenfee.

Voici un exemple du sous-écran de création d'un invité :



Modifier joueur/invité : Permet d'accéder au sous-menu de recherche de membre ou invité/greenfee selon que l'on veuille modifier un joueur membre ou invité. Le choix est directement géré par le profil du nom de joueur sélectionné pour la modification.

Enlever joueur sélectionné: Pour retirer un joueur de la carte de réservation, il suffit de sélectionner le joueur et ensuite de cliquer sur le bouton « enlever joueur sélectionné ». Automatiquement, le joueur sélectionné ne sera plus inscrit à la réservation. 

Créer un autre après la confirmation de celui-ci : Cocher lors de la création de réservations multiples afin de rapidement procéder à une nouvelle réservation. 

Créé par : Cette section est gérée par le système et identifie l'usager qui a créé la réservation par son code d'usager, ainsi que la date et l'heure de la création de la réservation. 

Modifié par : Cette section est gérée par le système et identifie l'usager qui a effectué la dernière modification par son code d'usager, ainsi que la date et l'heure de la modification.

OK (F9) : Confirme la réservation. 

Annuler (esc) : Ferme la fenêtre de modification de réservation. 

Annuler réservation : Annule la réservation. Une confirmation est demandée.